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“员工拒绝调班补休?”:HR用对四个技巧!

2020-05-13 20:52 adminjiaxing
综合调剂使用休息日的实操要点具体分析如下:
 
01
明确适用综合调剂使用休息日的
前提条件和员工范围
 
一、确认适用综合调剂使用休息日的前提条件是否已满足。一些地方政策对于综合调剂使用休息日的适用做出了一些前提性的规定。
 
因此企业在适用综合调剂休息日之前,应当先查阅当地政策规定,在适用前提条件满足的情况下,再安排综合调剂使用休息日。
 
二、综合评估,梳理需要综合调剂使用休息日的员工范围。首先,企业需要清楚,综合调剂使用休息日仅适用于标准工时制的员工。
 
这是因为综合工时制、不定时工作制的员工,本就是采用集中工作、集中休息、轮休调休、弹性工作时间的方式来确保其休息休假权利和生产、工作任务的完成,无需适用综合调剂使用休息日。
 
接下来还需要结合员工的岗位特性来考虑其是否适合安排综合调剂休息日。
 
 
 
 
02
做好适用综合调剂使用
休息日前的准备工作
 
一、 制订综合调剂使用休息日的执行方案。在安排员工综合调剂使用休息日前,企业需要事先制订执行方案。
 
一方面,企业需要对综合调剂使用休息日中可能出现的各种情况进行预估,并准备好处理方法和应对计划。
 
另一方面,企业需要根据制订好的方案,开展民主程序或与员工沟通;并在民主程序或沟通完成后,按照既定方案执行和落实,以避免与员工在执行细节方面产生分歧,进而引起争议。
 
执行方案的内容可以包括执行方案适用的员工范围、适用的时间范围、集中使用休息日和后续补班的流程、工资计算事宜等。
 
 
 
二、开展民主公示程序或与员工进行协商。由于综合调剂使用休息日属于涉及员工切身利益的重大事项,故根据《劳动合同法》第四条的规定,需要经过民主协商和公示的程序。
 
民主协商程序包括以下三个步骤:
(1)将执行方案告知全体员工并征求其意见;
(2)与职工代表或工会进行协商;
(3)将企业最终确定的执行方案向全员公示。
 
但是,在疫情的特殊情况下,企业需要尽快适用灵活处理劳动关系相关政策。虽然民主协商能够通过视频、电话、微信群组会议的方式进行,但其步骤仍然较为繁琐、耗时较长。
 
所以,如果需要综合调剂使用休息日的员工占企业总员工数的比重不大,企业也可以通过直接与执行方案所涉及的员工进行协商的方式来替代民主程序。
 
为了降低与员工沟通的难度,促使综合调剂使用休息日顺利推进,企业可以通过如下三个步骤来与员工进行沟通:
 
第一步:沟通前将执行方案的内容通过电子邮件、微信事先发送给员工,请其阅读。
 
第二步:与员工充分沟通,通过说明方案的依据,解释方案的内容,争取让员工理解企业的难处,选择与企业同舟共济。如果员工不同意,可给予其一定考虑时间后再次进行协商。
 
同时,在沟通过程中,企业需要注意保留沟通的证据,如电话录音、微信沟通记录等。
 
第三步:协商达成一致后,尽快请员工通过微信、电子邮件或OA系统确认同意该执行方案。
 
如果员工坚决不同意综合调剂占用休息日,企业能否继续推行?
 
目前,虽有地区要求企业与员工就综合调剂使用休息日的问题进行协商(如上海),但并未同时要求协商后必须达成一致。
 
且目前属于特殊时期,应以企业与员工利益的平衡为原则。故在企业已尽最大努力,与员工沟通协商后仍无法达成一致的,应允许企业行使用工自主权,安排符合条件的员工综合调剂使用休息日。
 
 
 
03
做好记录,合理安排休息日和补班
 
一、 注意综合调剂使用休息日政策的适用期限。综合调剂使用休息日是在特殊时期下灵活处理劳动关系的措施,故在实行时要注意其适用期限。
 
也就是说,要明确在多长的时间范围内可以安排符合条件的员工提前使用其当年度内的休息日。
 
对此,企业可以当地相关政策注明的有效期为准,在该有效期内安排员工综合调剂使用年度内的休息日。
 
而在当地主政策未注明有效期的情况下,在因受疫情影响,员工仍不具备返岗条件且不能在家办公,或企业仍存在生产经营困难的时间段内,企业可以安排员工综合调剂使用休息日。
 
 
 
二、安排员工提前使用休息日,并留存好相关记录。员工在疫情期间提前使用后续的休息日,将涉及日后补班和工资计算的问题,故企业务必要做好员工使用休息日情况的记录,以作为补班、计算工资的依据。
 
为顺利实现复工复产,企业可事先结合其生产经营情况或员工无法返岗和工作的天数,安排好员工提前使用休息日的日期。而后,将前述安排通过电子邮件或微信等方式发送给员工,由员工回复确认,企业据此做好相关记录。
 
一段时间之后(如一个月),再请员工对其实际使用休息日的总天数进行确认,企业再据此更新员工使用休息日的记录。
 
三、 综合评估员工工作量和岗位性质,合理安排补班。对于复工复产时的补班问题,企业可以综合评估员工年度内的工作量情况,将补班日期安排在员工的忙季或者加班较多的时间段内。
 
同时,由于综合调剂使用的是年度内的休息日,因此建议企业尽量安排员工在当年度内完成补班。
 
 
 
04
确定综合调剂使用休息日后的
工资计算方式
 
综合调剂使用休息日是对休息日和工作日的综合调剂安排,其本质是为了平衡员工年度内的总工作时间,并非加班,因此无需支付加班费。
 
企业在计算综合调剂使用休息日的员工工资时,具体可以采取以下两种方式之一进行计算:
 
方式一:按照员工的正常应发月工资数额发放工资。
 
方式二:按照员工实际上班的工作日天数计算发放工资。即:员工正常应发月工资÷21.75×当月实际上班天数=当月应发月薪。
 
以上两种工资计算方式相比,方式一的优势在于减轻了工资计算的工作量。另外,因为员工的工资并未因综合调剂使用休息日发生变化,故此种付薪方式更容易被员工接受。
 
但也存在一定的问题,如果员工在还未完成补班时离职,则企业还需要将多支付给员工的工资扣回。而一旦员工的当月工资已在离职前发放,企业再要求员工退回多发放的工资将有一定的难度。
 
 
 
因此,如果选择方式二,有利于防范前述“多发工资”的问题。
 
不过该种方式的缺陷在于,由于员工的不同,其综合调剂使用休息日的具体安排也不一定相同,故企业需要分别计算各员工的工资,工作量较大。
 
此外,按照实际上班的工作日计算工资将导致每月工资发放数额存在差异,故在员工提出疑问的情况下,企业还需就工资的计算方式向员工做出解释。
 
对于以上两种计算方式,企业可以在结合自身情况、权衡利弊后,选用其中一种,在执行方案中确定下来,并据以实行。
 
综上所述,合规的操作将有助于企业在复工复产的过程中推行综合调剂使用休息日的措施。
 
但仍需看到的是,综合调剂使用休息日虽然具备充分的政策依据,仍属于疫情下的临时举措;在其实施的过程中,企业除了依据法律法规、地方政策执行外,还需要和员工多多沟通,以换位思考为基础、互利共赢为目标,方能与员工相互扶持、渡过难关。
 

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